Odbor organizační

(1) Členění odboru:

1.    Oddělení hospodářské správy a krizového řízení
2.    Úsek řízení lidských zdrojů
3.    Úsek vrátnice MěÚ
4.    Úsek informatiky

 

(2) Úkoly v samostatné působnosti, které jsou odboru trvale svěřeny:

Úkoly společné nebo vykonávané zaměstnanci nezařazenými do oddělení (úseku):
1.      zabezpečuje po organizačně-technické stránce akce pořádané starostou, místostarosty a tajemnicí,
2.      zabezpečuje organizaci pracovních a společenských akcí města konaných i mimo městský úřad,
3.      zajišťuje a koordinuje aktualizaci organizačního řádu dle potřeby odborů nebo na základě nově vydaných (aktualizovaných) právních předpisů,
4.      zveřejňuje informace o činnostech města na informačních a orientačních tabulích v budovách úřadu, a dále v informačních skříňkách umístěných na území města,
5.      upravuje a zpracovává evidenci docházky vedoucích odborů, organizačních složek a ředitele MP,
6.      zabezpečuje dodržování ustanovení o státních symbolech a symbolech města,
7.      spolupracuje s OSČ na technicko-organizačním zabezpečení voleb.

Oddělení hospodářské správy a krizového řízení:
8.      zabezpečuje úkoly na úseku autodopravy, zejména zpracování a aktualizaci směrnice o používání služebních motorových vozidel; zajišťuje povinné školení řidičů, provádí kontrolu a evidenci vyúčtování knihy jízd, opravu a údržbu služebních vozidel, apod.,
9.      prostřednictvím služebního řidiče zajišťuje převoz osob a materiálu pro potřeby úřadu a organizačních složek města,
10.   zabezpečuje zpracování informačního systému města a nástěnných ploch v budovách MěÚ,
11.   v souladu s vnitřním předpisem koordinuje činnost Pracovní skupiny pro škodní události,
12.   eviduje pracovní úrazy, pojistné události a škody na majetku města,
13.   vede evidenci osobních ochranných pracovních prostředků zaměstnanců zařazených do MěÚ, PSNJ a NCNJ,
14.   zabezpečuje prostřednictvím pojišťovacího makléře pojištění majetku města,
15.   zabezpečuje prostřednictvím pojišťovacího makléře havarijní a zákonné pojištění pro vozidla města ve správě odboru organizačního, PSNJ a MP,
16.   prostřednictvím pojišťovacího makléře likviduje pojistné události,
17.   zajišťuje chod podatelny a výpravny MěÚ dle spisového a skartačního řádu,
18.   prostřednictvím podatelny zajišťuje příjem a odeslání písemností (osobním převzetím, Českou poštou, e-podatelnou, systémem datových schránek),
19.   zajišťuje styk s dodací poštou v Novém Jičíně, příjem a předání pošty pro MěÚ Nový Jičín,
20.   provádí výběrové řízení v souladu s vnitřním předpisem k zadávání a realizaci veřejných zakázek a uzavírá smlouvy (příp. objednávky) s dodavateli (zhotoviteli),
21.   vede evidenci smluv, evidenci objednávek, evidenci dokladů k výdajovým předpisům a zajišťuje jejich ukládání do centrální evidence smluv,
22.   zabezpečuje nákup, evidenci a výdej spotřebního materiálu pro potřeby úřadu a organizační složky,
23.   zabezpečuje nákup kopírovacích zařízení a tiskáren pro MěÚ a organizační složky, včetně spotřebního materiálu, uzavírá servisní smlouvy,
24.   zajišťuje nákupy materiálu, služeb a stavebních prací v rozsahu metodického pokynu starosty k zadávání veřejných zakázek a zakázek malého rozsahu,
25.   zabezpečuje ve spolupráci s odborovým svazem plnění požitků vyplývajících z kolektivní smlouvy a usnesení vedení města,
26.   zabezpečuje vyhotovení odborných posudků a projektových dokumentací pro potřeby města,
27.   organizuje veřejné zakázky malého rozsahu na dodávky, služby a stavební práce v kompetenci odboru,
28.   vykonává správu zastavěných pozemků a pozemků souvisejících v těch případech, kdy je odboru svěřena správa staveb v majetku města,
29.   zajišťuje správu, údržbu, opravy a rekonstrukce nebytových prostor úřadu, včetně jejich technického a materiálního vybavení; zajišťuje úhradu nákladů s tím spojených,
30.   spravuje parkoviště a garáže pro služební vozidla na ulici Divadelní č.p. 8; vede evidenci parkovacích míst vyhrazených pro potřeby města,
31.   spravuje objekt bývalé výměníkové stanice na ul. Dlouhá a využívá ho pro potřeby skladování nábytku a technického materiálu,
32.   spravuje objekt chaty Jičínky, zajišťuje rezervaci a vyúčtování pobytů v souladu s vnitřním předpisem,
33.   zabezpečuje údržbu informačních skříní používaných pro potřeby úřední desky města,
34.   zajišťuje opravy a údržbu informačních skříněk na ulici Lidická, ul. 28. října a dalších částech města, které jsou na základě smluv používány politickými stranami nebo zájmovými sdruženími, po předchozím schválení ve vedení města uzavírá smlouvy o výpůjčce k těmto vývěsním skříňkám (případně části skříňky),
35.   u budov ve správě odboru uzavírá smlouvy na dodávky energií (voda, el., teplo apod.); provádí kontrolu jejich vyúčtování,
36.   zajišťuje správu movitého a nemovitého majetku v kompetenci odboru (revize, servisní prohlídky, opravy, apod.),
37.   zajišťuje úklid v budovách MěÚ a dále zajišťuje nákup, skladování a výdej zdravo-technického materiálu (toaletní papír, papírové ručníky, tekuté mýdlo atd.),
38.   zajišťuje servis a údržbu kancelářské techniky používané pracovníky úřadu,
39.   zajišťuje kopírovací služby pro občany v souvislosti s vyřizováním úředních záležitostí,
40.   zabezpečuje obsluhu telefonní ústředny úřadu v době uzavření informací v hlavní budově radnice,
41.   vede evidenci nemovitého a movitého majetku města ve správě odboru,
42.   vede evidenci čerpání reprefondu starosty a vedoucích zaměstnanců,
43.   prostřednictvím velitele jednotky sboru dobrovolných hasičů zajišťuje činnost JSDH  Straník, sleduje čerpání rozpočtu, zajišťuje metodickou pomoc, apod.,
44.   plní funkci výkonného orgánu zřizovatele v rozsahu zákon a č. 133/1985 Sb., o požární ochraně pro Jednotku sboru dobrovolných hasičů Straník,
45.   zabezpečuje, na základě uzavřené servisní smlouvy, správu varovného systému hladinových čidel a vodočetných a limnigrafických latí.

Úsek řízení lidských zdrojů:
46.   zpracovává, eviduje a koordinuje komplexní agendu personalistiky zaměstnanců organizace a členů zastupitelstva města,
47.   vede agendu platů ředitelů příspěvkových organizací zřizovaných městem, připravuje k projednávání v radě města návrhy na platy a odměňování jednotlivých ředitelů příspěvkových organizací a to ve spolupráci s příslušným metodickým odborem,
48.   organizuje a metodicky usměrňuje výběrová řízení na volná pracovní místa zaměstnavatele včetně výběrových řízení v souladu se zákonem č. 312/2002 Sb., o úřednících ÚSC,
49.   ve spolupráci s tajemnicí MěÚ zajišťuje přijímání a uvolňování zaměstnanců města,
50.   spolupracuje s úřadem práce v oblasti zprostředkování zaměstnání, koordinuje s úřadem práce, vzdělávacími agenturami, popř. školami obsazování stážistů (praktikantů) na praxi dle požadavků jednotlivých vedoucích odborů,
51.   podílí se na tvorbě systemizace pracovních míst a rozvoji v oblasti organizačních vztahů s vazbou na záměry a rozvoj organizace,
52.   navrhuje personální hodnotící systémy; zajišťuje a organizuje proces hodnocení zaměstnanců,
53.   zajišťuje ve spolupráci s tajemnicí naplňování systémů odměňování a hodnocení,
54.   zpracovává návrh rozpočtu na platy zaměstnanců, odměny z dohod mimo pracovní poměr a odměny členů zastupitelstva města v rámci ORJ 19,
55.   metodicky usměrňuje a ve spolupráci s vedoucími se podílí na návrhu rozpočtu na platy zaměstnanců a odměn z dohod mimo pracovní poměr u orgánů a organizačních složek města (zejména Návštěvnické centrum NJ, ProSenior NJ a Městská policie NJ),
56.   v rámci schváleného rozpočtu ORJ 19 sleduje čerpání prostředků na platy zaměstnanců, odměn z dohod mimo pracovní poměr a odměn členů zastupitelstva města,
57.   navrhuje, zpracovává a aktualizuje vnitřní směrnice v oblasti pracovně – právních vztahů,
58.   zpracovává koncepci vzdělávání, koordinuje a komplexně zajišťuje vzdělávání všech zaměstnanců organizace, včetně úředníků dle zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících ÚSC, vede komplexní evidenci vzdělávání zaměstnanců,
59.   na základě vzešlých požadavků organizuje vzdělávání zaměstnanců v podmínkách města,
60.   ve spolupráci příslušnými vedoucími odboru nastavuje a aktualizuje individuální plány vzdělávání jednotlivým zaměstnancům, metodicky řídí a koordinuje naplňování plánů vzdělávání v souladu se zákonem o úřednících ÚSC,
61.   vede evidenci studujících při zaměstnání včetně evidence poskytovaných a čerpaných studijních výhod, vede evidenci studentů jazykových kurzů apod.,
62.   zajišťuje a organizuje vzdělávání zaměstnanců nebo dalších osob navázané na projekty realizované městem Nový Jičín a spadající do odpovědnosti odboru,
63.   navrhuje a realizuje projekty v oblasti řízení lidských zdrojů,
64.   zpracovává návrh rozpočtu na vzdělávání za ORJ 19, v rámci schváleného rozpočtu sleduje čerpání tohoto rozpočtu,
65.   zpracovává platovou agendu zaměstnanců města Nový Jičín a agendu odměn členů zastupitelstva města,
66.   zajišťuje přihlašování, odhlašování, evidenci změn a zasílání hlášení na jednotlivé zdravotní pojišťovny a příslušnou správu sociálního zabezpečení,
67.   provádí odvod všech zákonných povinností spojených s problematikou platů a odměn a zajišťuje činnosti s tímto související; na žádost zaměstnance, popřípadě z příkazu příslušného orgánu odvádí srážky z platu a odměn (např. v rámci exekuce, nebo při výkonu rozhodnutí),
68.   vede mzdové listy a evidenční listy pro účely důchodového zabezpečení všech zaměstnanců a členů zastupitelstva města,
69.   likviduje nemocenské dávky zaměstnanců a uvolněných členů zastupitelstva města a vede k tomu příslušnou evidenci,
70.   shromažďuje, zpracovává a uchovává měsíční docházkové listy všech zaměstnanců města a u zaměstnanců na dohody mimo pracovní poměr pak výkazy odpracované doby,
71.   zpracovává podklad pro Odbor finanční za účelem výdeje stravenek pro zaměstnance města a uvolněné členy zastupitelstva města; realizuje srážky z platů a odměn dle skutečně inkasovaných stravenek,
72.   zajišťuje správu platových a personálních dokumentů ve spisovně, včetně platových dokumentů spisovny převzaté od Okresního úřadu Nový Jičín, zajišťuje vyhledávání dokumentů v těchto spisovnách pro potřeby organizace a na základě žádosti pro externí občany,
73.   zajišťuje a realizuje výplaty ošatného, životních jubileí a pracovních výročí v souladu s platnou Kolektivní smlouvou,
74.   vede, zpracovává, aktualizuje a sleduje agendu osobních účtů zaměstnanců dle podmínek stanovených kolektivní smlouvou, v rámci této agendy připravuje podklady pro úhradu rekreačních pobytů zaměstnanců města, realizuje platby na penzijní připojištění, důchodové spoření, popř. doplňkové penzijní připojištění a dále pak platby na životní pojištění,
75.   zpracovává požadované výkazy a podklady pro statistické a jiné účely,
76.   zpracovává výstupy pro Informační systém o platech za město Nový Jičín, zajišťuje do tohoto systému sběr dat z jednotlivých příspěvkových organizací zřizovaných městem a zasílá společně příslušnému ministerstvu,
77.   eviduje originály dohod o odpovědnosti k ochraně hodnot svěřených zaměstnanci k vyúčtování, kopie zpráv lékařských prohlídek, prohlášení o mlčenlivosti ve vztahu k informacím a osobním údajům, případně další, jako součást osobního spisu zaměstnance,
78.   eviduje vstupní, periodické a případně výstupní lékařské prohlídky, zajišťuje lékařské prohlídky zaměstnanců v souladu s uzavřenou smlouvou,
79.   zajišťuje vedení mzdové a personální spisovny.

Úsek vrátnice MěÚ:
80.   poskytuje informace návštěvám MěÚ o zaměstnancích a činnostech města,
81.   zajišťuje spojování telefonních hovorů,
82.   kontroluje odemykání a uzamčení budov MěÚ v závislosti na provozních hodinách úřadu,
83.   podává základní telefonické informace o zaměstnancích města (přítomnost v práci, telefonní číslo a číslo kanceláře),
84.   kontroluje provoz v budovách MěÚ pomocí kamerového systému,
85.   informuje o zjištěných závadách v budovách MěÚ.

Úsek informatiky:
86.   definuje a realizuje koncepci návrhu topologie počítačové sítě, hardwarového vybavení, základního programového, databázového a aplikačního programového vybavení města,
87.   spravuje počítačovou síť v hardwarové oblasti a v oblasti základního programového vybavení a vykonává dohled nad provozem počítačové sítě,
88.   zajišťuje správu a údržbu Technologického centra úřadu a záložního Datového centra,
89.   provádí pravidelné zálohování dat na serverech,
90.   zajišťuje zálohování digitálních dokumentů přijímaných prostřednictvím systému datových schránek, digitálních dokumentů v systému T-WIST a digitálních dokumentů konvertovaných na pracovištích Czech POINT@office,
91.   po dohodě s příslušným vedoucím určuje zaměstnance, kterým se zřizuje zaručený elektronický podpis a dále rozhoduje o zřízení pracovišť Czech POINT@office,
92.   definuje a prosazuje standardy a doporučení města ve vztahu k počítačovým sítím,
93.   realizuje zavádění a správu adresářových prvků,
94.   zajišťuje bezpečné ukládání osobních údajů na serverech dle zákona o ochraně osobních údajů,
95.   definuje a kontroluje bezpečnostní politiku dat umístěných v databázových a aplikačních programových vybaveních,
96.   zajišťuje nákup, přejímku a servis hardwarového vybavení, základního programového, databázového a aplikačního programového vybavení,
97.   zajišťuje evidenci elektronických podpisů (podání žádosti, evidence, instalace, prodloužení platnosti, apod.), stanoví, po dohodě s vedoucím příslušného odboru nebo organizační složky a vedoucím odboru organizačního jejich druh a stupeň zabezpečení,
98.   vede evidenci přístupových práv do IS MěÚ,
99.   zajišťuje podporu uživatelů MěÚ, organizačních složek PSNJ a NCNJ v oblasti hardwarového vybavení, základního programového, databázového a aplikačního programového vybavení,
100. podílí se na konfiguraci a oživování síťových aplikací,
101. zpracovává podklady k inventarizaci hardwarového vybavení, základního programového, databázového a aplikačního programového vybavení,
102. zajišťuje nasazování a údržbu centrálních databázových systémů,
103. definuje a prosazuje standardní datové rozhraní, zajišťuje technickou stránku výměny dat s jinými organizacemi,
104. provádí instalaci, správu a údržbu aplikačního programového vybavení úřadu, vytváří nadstavbové a doplňkové aplikační programové vybavení města,
105. zajišťuje tvorbu a technickou správu internetových a intranetových stránek města, koordinuje umísťování dokumentů na internetových stránkách města a vytváří technickou podporu uživatelům redakčního publikačního systému,
106. zajišťuje vzdělávání zaměstnanců v oblasti obsluhy aplikačního programového vybavení,
107. zajišťuje komunikaci s příslušnými ministerstvy s vazbou na informační technologie,
108. definuje a zpracovává strategii a koncepci rozvojových projektů v oblasti informačních technologií v rámci města,
109. zajišťuje smluvní vztahy s dodavateli informačních technologií,
110. zajišťuje telekomunikační služby (mobilní a pevné telefony) a správu telefonní ústředny úřadu,
111. zabezpečuje tisky výpisů telefonních hovorů z pevných linek a mobilních operátorů,
112. zajišťuje činnosti a metodiku v oblasti správy základních registrů v podmínkách úřadu,
113. zajišťuje registraci agend v systému RPP AIS (Registr práv a povinností agentových informačních systémů),
114. zajišťuje administraci systému Czech POINT a Czech POINT@office (stanovení přístupu a práv) a zřizuje tyto pracoviště na úřadě, zabezpečuje chod technologického centra ORP Nový Jičín,
115. koordinuje chod spisoven na jednotlivých odborech prostřednictvím zaměstnance spisové služby,
116. zajišťuje ochranu a zabezpečení budov sídla MěÚ s napojením na PCO městské policie,
117. zajišťuje telekomunikační služby (mobilní a pevné telefony) a správu telefonní ústředny úřadu.

 

(3) Úkoly, které jsou odboru trvale svěřeny ve vztahu k PO a organizačním složkám města:

  • zajišťuje činnosti a metodiku v oblasti informatiky, telekomunikací a autoprovozu.

 

(4) Úkoly ve vztahu k výborům a komisím a zvláštním orgánům města:

  • zajišťuje činnost povodňové komise města.

 

(5) Vztah k rozpočtu města:

1.    zabezpečení podkladů pro tvorbu rozpočtu ORJ 019,
2.    zabezpečuje nakládání s prostředky ORJ 019 svěřenými rozpisem rozpočtu města na příslušný rok,
3.    připravuje podklady pro rozbory hospodaření,
4.    pověřená osoba plní úkoly příkazce a správce rozpočtu ORJ 019.

 

(6)  Úkoly v přenesené působnosti:

Oddělení hospodářské správy a krizového řízení:
1.      plní úkoly na úseku obrany (např. zákon č. 585/2004 Sb., zákon č 222/1999 Sb., zákon č. 219/1999 Sb.),
2.      plní úkoly na úseku krizového řízení a připravuje dostupné zdroje k tomu, aby bylo možné minimalizovat dopady případných mimořádných událostí (zákon č. 240/2000 Sb.),
3.      spolupracuje s dalšími orgány státní správy (KVV, PČR, HZS atd.) při zajišťování varování a ochrany obyvatelstva a výkonu státní správy ve správním území ORP Nový Jičín,
4.      zabezpečuje úkoly PO, BOZP příslušející městu a městskému úřadu a vede evidenci osobních ochranných prostředků,
5.      ve spolupráci s armádou ČR a orgány ORP Nový Jičín podle příslušných zákonů zajišťuje úkoly v oblasti obrany, plní úkoly při odvodech, vede evidence věcných prostředků, atd.,
6.      spolupracuje s povodňovou komisí města a ORP,
7.      vede evidenci válečných hrobů ve správním území ORP Nový Jičín dle zákona č. 122/2004 Sb.,
8.      zabezpečuje ochranu utajovaných informací dle zákona č. 412/2005 Sb.; organizuje, zabezpečuje a kontroluje opatření k ochraně dokumentů obsahující zvláštní skutečnosti,
9.      zajišťuje hospodářská opatření pro krizové stavy podle zákona č. 241/2000 Sb.,
10.   připravuje a koordinuje ve spolupráci s Policií ČR opatření v oblasti ochrany veřejného pořádku a bezpečnosti za krizové nebo mimořádné situaci veřejného pořádku a bezpečnosti za krizové situace,
11.   zajišťuje agendu na úseku ztrát a nálezů.

Úsek řízení lidských zdrojů:
12.   zajišťuje vzdělávání úředníků územně samosprávných celků podle zákona č. 312/2002 Sb., k tomu zpracovává plány vzdělávání a vede evidenci vzdělávání,
13.   podílí se na přípravě zaměstnanců úřadu pro vykonání zkoušky zvláštní odborné způsobilosti (zákon č. 312/2002 Sb.),
14.   zajišťuje udržitelnost projektu v rámci vzdělávání e-Governmentu.

 

(7) Činnosti, které odbor vykonává na základě uzavřené veřejnoprávní smlouvy pro jinou obec:

  • nevykonává.

 

(8) Činnosti, které odbor vykonává na základě rozhodnutí KÚ pro jinou obec:

  • nevykonává.

 

(9) Přestupky, které odbor projednává v 1. stupni:

  • přestupky podle zákonů č. 240/2000 Sb., č. 241/2000 Sb., a č. 122/2004 Sb., jsou předány k řešení v I. stupni odboru přestupkových agend.

 

(10) Věci, ve kterých je odbor odvolacím orgánem nebo ve kterých rozhoduje na základě mimořádných opravných prostředků:

  • neprojednává.