Odbor kancelář vedení města

(1) Členění odboru:

1.    Úsek komunikace a marketingu
2.    Úsek právní
3.    Úsek RM, ZM, výborů, komisí
4.    Úsek sekretariátu
5.    Úsek řízení lidských zdrojů

(2) Úkoly v samostatné působnosti, které jsou odboru trvale svěřeny:

Úsek komunikace a marketingu:
1.      spolupodílí se po mediální stránce na informování o akcích pořádaných starostou, místostarosty a tajemníkem,
2.      spolupodílí se na organizaci pracovních a společenských akcí města konaných i mimo MěÚ,
3.      zabezpečuje informační, publicistické a tiskové vztahy k veřejnosti, k hromadným sdělovacím prostředkům, podává informace médiím, vytváří tiskové zprávy,
4.      organizuje tiskové konference,
5.      zabezpečuje monitoring tisku a monitoring zpětné vazby na podané informace,
6.      prostřednictvím „tiskového mluvčího“ zajišťuje informační, publicistické a tiskové vztahy k veřejnosti a k hromadným sdělovacím prostředků,
7.      spolupodílí se na plnění, přípravě a realizaci informačních kampaní, následující přípravě dílčích komunikačních standardů a tvorbě komunikační strategie města,
8.      provádí monitoring tisku a předkládá průběžně závěry vedení města,
9.      vytváří a udržuje databázi mediálních kontaktů,
10.   připravuje tiskové zprávy a po potvrzení správnosti je předává médiím,
11.   monitoruje mediální obraz města,
12.   zajišťuje zpětnou vazbu informovanosti občanů,
13.   poskytuje metodickou i faktickou pomoc pracovníkům MěÚ při předávání informací směrem k občanům města,
14.   organizačně zabezpečuje vydávání Novojičínského zpravodaje, zpracovává příspěvky do Novojičínského zpravodaje a je členem redakční rady,
15.   vkládá příspěvky na Facebook města Nový Jičín,
16.   zajišťuje pro potřebu města a komunikaci s médii fotodokumentaci z akcí,
17.   zajišťuje předávání informací o průběhu jednání samosprávných orgánů (ZM, RM), předává informace o zahraničních návštěvách z partnerských měst, o akcích města a jeho organizací, dále o akcích jiných subjektů na území města, o akcích mimo území města, pokud s městem a jeho občany bezprostředně souvisí, především prostřednictvím NJ zpravodaje a webových stránek města,
18.   zajišťuje propagaci projektů (např. projektů EU, ROP, apod.) v médiích,
19.   předává náměty a příspěvky do kroniky města,
20.   zajišťuje informovanost občanů a médií v době krizového stavu (např. sněhové kalamity, povodní, apod.).

Úsek právní:
21.   eviduje soudní spory vedené městem, vyjma soudních sporů evidovaných Úsekem pohledávek Odboru finančního (vymáhání pohledávek, vyklizení bytů),
22.   vypracovává nebo právně posuzuje návrhy obecně závazných vyhlášek,
23.   vypracovává nebo spolupracuje s odbory při vypracovávání vnitřních předpisů,
24.   zajišťuje právní služby pro potřeby MěÚ a města na úseku samostatné působnosti,
25.   zajišťuje součinnost s externí právní kanceláří v případech, kdy je tato zmocněna město zastupovat před soudem nebo správním orgánem, event., s níž je uzavřena smlouva o poskytování právní pomoci,
26.   právně posuzuje návrhy smluv nebo se podílí na vypracování smluv, jejichž smluvní stranou je město, v souladu s vnitřními předpisy,
27.   podává jménem města soudní žaloby a návrhy na zahájení správního řízení včetně opravných prostředků,
28.   zastupuje město v řízení před soudy a správními orgány všech stupňů,
29.   koordinuje přípravu a oddělení části obce,
30.   koordinuje zřízení a zrušení PO,
31.   pravidelně informuje o vydávání nových právních předpisů vztahujících se k činnosti města Nový Jičín a jeho orgánů,
32.   vede centrální evidenci stížností a petic směřujících do samostatné působnosti a koordinuje a sleduje jejich vyřízení,
33.   vede centrální evidenci žádostí o informace dle zákona č.106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, v platném znění, směřujících do samostatné působnosti, koordinuje a sleduje jejich vyřízení a zpracovává a zveřejňuje výroční zprávu,
34.   pokud je k zajištění práv subjektu údajů dle GDPR nutné zapojení více útvarů Města, zajišťuje jejich koordinaci a shromáždění potřebných informací v roli koordinátora pro práva subjektu údajů,
35.   v součinnosti se zodpovědnými osobami a „pověřencem“ podle GDPR zpracovává jako koordinátor pro práva subjektu údajů odpovědi na žádosti o přístup k osobním údajům a vede centrální evidenci těchto žádostí.

Úsek agendy RM, ZM, výborů, komisí:
36.   zajišťuje komplexní agendu přípravy materiálů pro schůze RM a zasedání ZM,
37.   zúčastňuje se schůzí RM a zasedání ZM, provádí zápisy z jednání RM a zasedání ZM,
38.   zabezpečuje zpracování zápisu, usnesení, pořizuje výpisy z usnesení a ze zápisů ze schůzí RM a zasedání ZM, eviduje a archivuje je,
39.   zabezpečuje po organizačně-technické stránce schůze RM a zasedání ZM ve spolupráci s úsekem sekretariátu,
40.   vede evidenci zápisů a usnesení RM a ZM,
41.   vede evidenci členů ZM, RM, výborů ZM, komisí RM a zvláštních orgánů města,
42.   vede evidenci zápisů komisí RM a výborů ZM,
43.   kontroluje plnění úkolů plynoucích z usnesení RM a ZM,
44.   zpracovává zprávy z kontrol plnění úkolů plynoucích z usnesení a následně podle časových plánů RM a ZM je předkládá k projednání,
45.   přebírá a eviduje zápisy z osadních výborů ZM v částech obce Straník, Bludovice, Kojetín, Žilina a Loučka a předkládá je tajemníkovi (tajemnici) k přenesení případných úkolů na příslušné vedoucí odborů.

Úsek sekretariátu:
46.   zabezpečuje přijetí návštěv u starosty, místostarosty a tajemníka (tajemnice), dále jen „vedení města“,
47.   podílí se na organizaci pracovních a společenských akcí města konaných i mimo MěÚ,
48.   přijímá zprávy a zabezpečuje hlášení městského rozhlasu,
49.   vede evidenci rezervací zasedacích místností města,
50.   vede evidenci právních předpisů města (obecně závazných vyhlášek a nařízení města), včetně zabezpečení jejich přenosu na jednotlivé odbory, organizační složky a MP jako orgán města,
51.   vede evidenci vnitřních předpisů, spolupracuje s odbory při jejich tvorbě,
52.   podílí se na vyřizování veškeré korespondence členů vedení města,
53.   zabezpečuje spisovou a skartační službu pro členy vedení města v souladu s příslušnými vnitřními předpisy,
54.   zabezpečuje pro potřeby orgánů města a občanů města Sbírky zákonů ČR,
55.   zabezpečuje přípravu a organizaci porad vedení města a porad vedoucích odborů,
56.   pořizuje a vede evidenci zápisů z porad vedení města a porad vedoucích odborů,
57.   zajišťuje zveřejňování dokumentů na úřední desce MěÚ v souladu s právními předpisy, a to i způsobem umožňujícím dálkový přístup,
58.   provádí vyúčtování provozní zálohy z reprefondu starosty,
59.   administruje žádosti o udělení záštity města, starosty města, místostarosty města.

Úsek řízení lidských zdrojů:
60.   zpracovává, eviduje a koordinuje komplexní agendu personalistiky zaměstnanců organizace a členů zastupitelstva města,
61.   vede agendu platů ředitelů příspěvkových organizací zřizovaných městem, připravuje k projednávání v radě města návrhy na platy a odměňování jednotlivých ředitelů příspěvkových organizací a to ve spolupráci s příslušným metodickým odborem,
62.   organizuje a metodicky usměrňuje výběrová řízení na volná pracovní místa zaměstnavatele včetně výběrových řízení v souladu se zákonem č. 312/2002 Sb., o úřednících ÚSC,
63.   ve spolupráci s tajemníkem zajišťuje přijímání a uvolňování zaměstnanců města,
64.   spolupracuje s úřadem práce v oblasti zprostředkování zaměstnání, koordinuje s úřadem práce, vzdělávacími agenturami, popř. školami obsazování stážistů (praktikantů) na praxi dle požadavků jednotlivých vedoucích odborů,
65.   podílí se na tvorbě systemizace pracovních míst a rozvoji v oblasti organizačních vztahů s vazbou na záměry a rozvoj organizace,
66.   navrhuje personální hodnotící systémy; zajišťuje a organizuje proces hodnocení zaměstnanců,
67.   zajišťuje ve spolupráci s tajemníkem naplňování systémů odměňování a hodnocení,
68.   zpracovává návrh rozpočtu na platy zaměstnanců, odměny z dohod mimo pracovní poměr a odměny členů zastupitelstva města v rámci ORJ 19,
69.   upravuje a zpracovává evidenci docházky vedoucích odborů, organizačních složek a ředitele MP,
70.   metodicky usměrňuje a ve spolupráci s vedoucími se podílí na návrhu rozpočtu na platy zaměstnanců a odměn z dohod mimo pracovní poměr u orgánů a organizačních složek města (zejména Návštěvnické centrum NJ, ProSenior NJ a Městská policie NJ),
v rámci schváleného rozpočtu ORJ 19 sleduje čerpání prostředků na platy zaměstnanců, odměn z dohod mimo pracovní poměr a odměn členů zastupitelstva města,
71.   v rámci schváleného rozpočtu ORJ 19 sleduje čerpání prostředků na platy zaměstnanců, odměn z dohod mimo pracovní poměr a odměn členů zastupitelstva města,
72.   navrhuje, zpracovává a aktualizuje vnitřní směrnice v oblasti pracovně – právních vztahů,
73.   zpracovává koncepci vzdělávání, koordinuje a komplexně zajišťuje vzdělávání všech zaměstnanců organizace, včetně úředníků dle zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících ÚSC, vede komplexní evidenci vzdělávání zaměstnanců,
74.   na základě vzešlých požadavků organizuje vzdělávání zaměstnanců v podmínkách města,
75.   ve spolupráci příslušnými vedoucími odboru nastavuje a aktualizuje individuální plány vzdělávání jednotlivým zaměstnancům, metodicky řídí a koordinuje naplňování plánů vzdělávání v souladu se zákonem o úřednících ÚSC,
76.   vede evidenci studujících při zaměstnání včetně evidence poskytovaných a čerpaných studijních výhod, vede evidenci studentů jazykových kurzů apod.,
77.   zajišťuje a organizuje vzdělávání zaměstnanců nebo dalších osob navázané na projekty realizované městem Nový Jičín a spadající do odpovědnosti odboru,
78.   navrhuje a realizuje projekty v oblasti řízení lidských zdrojů,
79.   zpracovává návrh rozpočtu na vzdělávání za ORJ 19, v rámci schváleného rozpočtu sleduje čerpání tohoto rozpočtu,
80.   zpracovává platovou agendu zaměstnanců města Nový Jičín a agendu odměn členů zastupitelstva města,
81.   zajišťuje přihlašování, odhlašování, evidenci změn a zasílání hlášení na jednotlivé zdravotní pojišťovny a příslušnou správu sociálního zabezpečení,
82.   provádí odvod všech zákonných povinností spojených s problematikou platů a odměn a zajišťuje činnosti s tímto související; na žádost zaměstnance, popřípadě z příkazu příslušného orgánu odvádí srážky z platu a odměn (např. v rámci exekuce, nebo při výkonu rozhodnutí),
83.   vede mzdové listy a evidenční listy pro účely důchodového zabezpečení všech zaměstnanců a členů zastupitelstva města,
84.   likviduje nemocenské dávky zaměstnanců a uvolněných členů zastupitelstva města a vede k tomu příslušnou evidenci,
85.   shromažďuje, zpracovává a uchovává měsíční docházkové listy všech zaměstnanců města a u zaměstnanců na dohody mimo pracovní poměr pak výkazy odpracované doby,
86.   zpracovává podklad pro Odbor finanční za účelem výdeje stravenek pro zaměstnance města a uvolněné členy zastupitelstva města; realizuje srážky z platů a odměn dle skutečně inkasovaných stravenek,
87.   zajišťuje správu platových a personálních dokumentů ve spisovně, včetně platových dokumentů spisovny převzaté od Okresního úřadu Nový Jičín, zajišťuje vyhledávání dokumentů v těchto spisovnách pro potřeby organizace a na základě žádosti pro externí občany,
88.   zajišťuje a realizuje výplaty ošatného, životních jubileí a pracovních výročí v souladu s platnou Kolektivní smlouvou,
89.   vede, zpracovává, aktualizuje a sleduje agendu osobních účtů zaměstnanců dle podmínek stanovených kolektivní smlouvou, v rámci této agendy připravuje podklady pro úhradu rekreačních pobytů zaměstnanců města, realizuje platby na penzijní připojištění, důchodové spoření, popř. doplňkové penzijní připojištění a dále pak platby na životní pojištění,
90.   zpracovává požadované výkazy a podklady pro statistické a jiné účely,
91.   zpracovává výstupy pro Informační systém o platech za město Nový Jičín, zajišťuje do tohoto systému sběr dat z jednotlivých příspěvkových organizací zřizovaných městem a zasílá společně příslušnému ministerstvu,
92.   eviduje originály dohod o odpovědnosti k ochraně hodnot svěřených zaměstnanci k vyúčtování, kopie zpráv lékařských prohlídek, prohlášení o mlčenlivosti ve vztahu k informacím a osobním údajům, případně další, jako součást osobního spisu zaměstnance,
93.   eviduje vstupní, periodické a případně výstupní lékařské prohlídky, zajišťuje lékařské prohlídky zaměstnanců v souladu s uzavřenou smlouvou,
94.   zajišťuje vedení mzdové a personální spisovny.

(3) Úkoly, které jsou odboru trvale svěřeny ve vztahu k PO a organizačním složkám města:

Úsek komunikace a marketingu:

  • spolupracuje s organizační složkou Návštěvnické centrum Nový Jičín – město klobouků v oblasti mediální propagace akcí a zahraničních vztahů, spolupracuje s Městským kulturním střediskem Nový Jičín, příspěvkovou organizací.

(4) Úkoly ve vztahu k výborům, komisím a zvláštním orgánům města:

  • zabezpečuje administrativní práce související s činností osadních výborů.

(5) Vztah k rozpočtu města:

  • nemá.

(6) Úkoly v přenesené působnosti:

Úsek právní:
1.      zajišťuje činnosti a plní úkoly podpůrného orgánu podle zákona č.159/2006 Sb., o střetu zájmů, ve znění zák. č. 14/2017 Sb.,
2.      poskytuje poradenství, konzultace a metodickou pomoc odborům na jednotlivých úsecích výkonu státní správy v přenesené působnosti, zejména při aplikaci správního řádu,
3.      vypracovává nebo právně posuzuje návrhy nařízení města,
4.      zajišťuje výkon agendy dle zák. č. 84/1990 Sb., o právu shromažďovacím,
5.      vede centrální evidenci stížností a petic směřujících do přenesené působnosti a koordinuje a sleduje jejich vyřízení,
6.      vede centrální evidenci žádostí o informace dle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, v platném znění, směřujících do přenesené působnosti, koordinuje a sleduje jejich vyřízení a zpracovává a zveřejňuje výroční zprávu.

Úsek sekretariátu:
7.      zajišťuje správu úřední desky MěÚ.

Úsek řízení lidských zdrojů:
8.      zajišťuje vzdělávání úředníků územně samosprávných celků podle zákona č. 312/2002 Sb., k tomu zpracovává plány vzdělávání a vede evidenci vzdělávání,
9.     podílí se na přípravě zaměstnanců úřadu pro vykonání zkoušky zvláštní odborné způsobilosti (zákon č. 312/2002 Sb.),
10.   zajišťuje udržitelnost projektu v rámci vzdělávání e-Governmentu.

(7) Činnosti, které úsek vykonává na základě uzavřené veřejnoprávní smlouvy pro jinou obec:

  • nevykonává.

(8) Činnosti, které úsek vykonává na základě rozhodnutí KÚ pro jinou obec:

  • nevykonává.

(9) Přestupky, které úsek projednává v 1. stupni:

  • neprojednává.

(10) Věci, ve kterých je úsek odvolacím orgánem nebo ve kterých rozhoduje na základě mimořádných opravných prostředků:

  • neprojednává.